Tipps zu effektiven Videokonferenzen

Videokonferenzen gehören seit einigen Monaten zu unserem Leben. Vor kurzem wurde ich wieder gefragt, wie sich denn ein virtuelles Meeting sinnvoll und effektiv gestalten lässt. Mit angenehmer Kommunikationskultur sehr gute Ergebnisse erreichen. Hier meine Tipps dazu:

  1. Zehn Minuten vorher einwählen
    So kann pünktlich gestartet werden und es ist noch Zeit für gegebenenfalls auftretende technische Probleme
  2. Software, oder Google Chrome, verwenden
    Entsprechende Videokonferenz-Software herunterladen, falls dies nicht möglich ist, Google Chrome als Browser verwenden. Hier laufen die meisten Anwendungen am stabilsten
  3. Licht von vorne
    Darauf achten, dass Sie nicht im Gegenlicht sitzen (Fenster im Hintergrund), sondern die Lichtquelle von vorne kommt
  4. Umgebungsgeräusche vermeiden
    Ruhigen Ort auswählen. Bei lauter Umgebung die Fenster schließen
  5. Externes Mikrofon verwenden
    Es muss kein teures Mikro sein, das Mikrofon vom Smartphone Headset ist ok
  6. Kopfhörer verwenden
    Die anderen Teilnehmer lassen sich besser hören und Rückkopplungen werden vermieden
  7. Stummschalten, wenn man nicht redet
    So werden Störgeräusche in der Konferenz vermieden
  8. Kamera auf Augenhöhe positionieren und einschalten für sichtbare Reaktionen
    Es fällt leichter in die Kamera zu schauen und den Blickkontakt mit den anderen Teilnehmern zu halten. Für Laptops gibt es sehr gute Schreibtischständer.
  9. Unbedingt ein Netzwerkkabel verwenden, die Verbindung ist wesentlich besser als nur über WLan
  10. Für Smartphone ein Stativ verwenden
  11. Moderationskarten verwenden z.B. von https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/
    Diese lassen sich mit Word und Piktogrammen schnell selbst erstellen.
  12. Die Besprechung durch einen Moderator gestalten lassen
  13. In Besprechungen u.a. Chat nutzen. Dadurch ist sichergestellt, dass alle zu Wort kommen können. Emojis unterstützen, ergänzen oder vereinfachen hier die Kommunikation.
  14. Handhebe-Funktion nutzen, damit der Moderator der Reihe nach die Personen ansprechen kann
  15. Rücksicht nehmen, Respekt ist für alle und in jedem Meeting wichtig.
    Für digitale Meetings: Bei leichtem Zeitverzug oder ohne direkten Sichtkontakt ist es noch anspruchsvoller, ironische oder witzige Aussagen richtig zu verstehen und einzuordnen oder sich nicht versehentlich ins Wort zu fallen.
  16. Bitte kein Multitaskting, bei virtuellen Meetings kommt es noch mehr darauf an, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer voll und ganz bei der Sache sind.
  17. Aus Themen positive Ziele machen
    z.B. Thema = „veraltete PC“ –> positives Ziel = „moderne Büroausstattung“
  18. Agenda erstellen und verwenden
  19. kurzes Warming up sowie gemeinsame Regeln definieren
  20. Arbeitsphase bestehend z.B. aus kurzem Inhalt (10 Min) -> Umfrage/Zwischenfragen (5 Min) -> Infos aus verschiedenen Bereichen (10 Min) -> Maßnahmenplan -> Verabschiedung
  21. Teilnehmer aktivieren z.B. über Funktion Mindmap, Aufgabenboard, Kopfstandmethode, SWOT-Analyse, Stimmungsabfragen
  22. Meetingabschluss z.B. durch Blitzlicht, Feedback in drei Worten oder Skalenabfrage
  23. und ganz wichtig: Immer wieder Pausen und Stille zulassen, ebenso sich mit ihnen wohlfühlen, um in (virtuellen und persönlichen) Gesprächen seinem Gegenüber die Möglichkeit zu geben, zu reagieren.

Viel Erfolg!

Es klappt nicht? Dann rufen Sie uns an! Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung und während Ihres Meetings.

Image by Marc Winter from Pixabay

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