Videokonferenzen gehören seit einigen Monaten zu unserem Leben. Vor kurzem wurde ich wieder gefragt, wie sich denn ein virtuelles Meeting sinnvoll und effektiv gestalten lässt. Mit angenehmer Kommunikationskultur sehr gute Ergebnisse erreichen. Hier meine Tipps dazu:
- Zehn Minuten vorher einwählen
So kann pünktlich gestartet werden und es ist noch Zeit für gegebenenfalls auftretende technische Probleme - Software, oder Google Chrome, verwenden
Entsprechende Videokonferenz-Software herunterladen, falls dies nicht möglich ist, Google Chrome als Browser verwenden. Hier laufen die meisten Anwendungen am stabilsten - Licht von vorne
Darauf achten, dass Sie nicht im Gegenlicht sitzen (Fenster im Hintergrund), sondern die Lichtquelle von vorne kommt - Umgebungsgeräusche vermeiden
Ruhigen Ort auswählen. Bei lauter Umgebung die Fenster schließen - Externes Mikrofon verwenden
Es muss kein teures Mikro sein, das Mikrofon vom Smartphone Headset ist ok - Kopfhörer verwenden
Die anderen Teilnehmer lassen sich besser hören und Rückkopplungen werden vermieden - Stummschalten, wenn man nicht redet
So werden Störgeräusche in der Konferenz vermieden - Kamera auf Augenhöhe positionieren und einschalten für sichtbare Reaktionen
Es fällt leichter in die Kamera zu schauen und den Blickkontakt mit den anderen Teilnehmern zu halten. Für Laptops gibt es sehr gute Schreibtischständer. - Unbedingt ein Netzwerkkabel verwenden, die Verbindung ist wesentlich besser als nur über WLan
- Für Smartphone ein Stativ verwenden
- Moderationskarten verwenden z.B. von https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/
Diese lassen sich mit Word und Piktogrammen schnell selbst erstellen. - Die Besprechung durch einen Moderator gestalten lassen
- In Besprechungen u.a. Chat nutzen. Dadurch ist sichergestellt, dass alle zu Wort kommen können. Emojis unterstützen, ergänzen oder vereinfachen hier die Kommunikation.
- Handhebe-Funktion nutzen, damit der Moderator der Reihe nach die Personen ansprechen kann
- Rücksicht nehmen, Respekt ist für alle und in jedem Meeting wichtig.
Für digitale Meetings: Bei leichtem Zeitverzug oder ohne direkten Sichtkontakt ist es noch anspruchsvoller, ironische oder witzige Aussagen richtig zu verstehen und einzuordnen oder sich nicht versehentlich ins Wort zu fallen. - Bitte kein Multitaskting, bei virtuellen Meetings kommt es noch mehr darauf an, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer voll und ganz bei der Sache sind.
- Aus Themen positive Ziele machen
z.B. Thema = “veraltete PC” –> positives Ziel = “moderne Büroausstattung” - Agenda erstellen und verwenden
- kurzes Warming up sowie gemeinsame Regeln definieren
- Arbeitsphase bestehend z.B. aus kurzem Inhalt (10 Min) -> Umfrage/Zwischenfragen (5 Min) -> Infos aus verschiedenen Bereichen (10 Min) -> Maßnahmenplan -> Verabschiedung
- Teilnehmer aktivieren z.B. über Funktion Mindmap, Aufgabenboard, Kopfstandmethode, SWOT-Analyse, Stimmungsabfragen
- Meetingabschluss z.B. durch Blitzlicht, Feedback in drei Worten oder Skalenabfrage
- und ganz wichtig: Immer wieder Pausen und Stille zulassen, ebenso sich mit ihnen wohlfühlen, um in (virtuellen und persönlichen) Gesprächen seinem Gegenüber die Möglichkeit zu geben, zu reagieren.
Viel Erfolg!
Es klappt nicht? Dann rufen Sie uns an! Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung und während Ihres Meetings.
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